Welcome è il gestionale pensato per il settore dell’accoglienza, utilizzato ogni giorno da migliaia di Hotel, Residence, Agriturismo e Bed & Breafast. Welcome è in grado di rispondere in modo completo alle necessità di qualsiasi tipologia di struttura ricettiva, indipendentemente dalle sue dimensioni. Questo software consente di gestire tutte le operazioni interne della struttura attraverso un unico strumento centralizzato.

Grazie alla soluzione Passepartout, è possibile amministrare facilmente ogni area dell’attività, inclusi bar, magazzino, piscina, spiaggia, parcheggio, attrezzature e spazi noleggiabili di ogni tipo.

Grazie alla struttura modulare della piattaforma, il software Welcome è disponibile in diverse configurazioni, progettate per soddisfare le esigenze specifiche di ogni struttura.

La gestione delle prenotazioni, dalla richiesta di informazioni fino al check-out, è semplice e immediata. Numerosi automatismi ottimizzano il lavoro del front office, riducendo al minimo il margine di errore. La scheda anagrafica, completa e dettagliata, consente di registrare dati utili per ricerche orientate alle attività di marketing.

La compilazione del conto e la fatturazione risultano estremamente agevoli e flessibili: è possibile creare sottoconti, dividere conti, gestire lo splitting e trasferire addebiti tra camere o ospiti diversi, con soluzioni adatte sia a singoli clienti, famiglie o gruppi. La versione base consente inoltre la generazione del file XML per le fatture elettroniche ed è integrata con i principali registratori per l’invio telematico dei corrispettivi.

L’interfaccia web, intuitiva e accessibile da browser, permette ai gestori della struttura di monitorare l’andamento delle attività, definire strategie di prezzo e vendita su tutti i canali e realizzare analisi statistiche in modo immediato.

Welcome offre una vasta gamma di report personalizzabili, tra cui statistiche su produzione, vendite, incassi, presenze totali, camere occupate, corrispettivi e molto altro. Questi report possono essere visualizzati su base giornaliera o per periodi specifici, consentendo anche il confronto con i dati dell’anno precedente.

Le funzionalità di back office semplificano tutte le operazioni legate alla gestione dei conti, come la fatturazione differita, la stampa di documenti riepilogativi e il controllo dei pagamenti. Inoltre, le procedure per l’invio telematico dei dati alla Questura e agli uffici ISTAT sono completamente automatizzate all’interno del software gestionale.

Il gestionale consente di configurare e gestire i contratti con agenzie e tour operator. È possibile registrare il contingente di camere assegnato in allotment, definire le condizioni commerciali e stabilire la data di release.

A ciascuna agenzia possono essere associati uno o più contratti, e grazie a un’avanzata gestione del credito, è possibile gestire in modo efficiente le commissioni concordate e la fatturazione differita.

Il gestionale permette di creare tariffe derivate, collegate tra loro attraverso regole di sconto o maggiorazione, applicabili in valore assoluto o in percentuale. Questa funzionalità semplifica notevolmente qualsiasi modifica alle politiche tariffarie, riducendo al minimo gli interventi manuali.

In questo modo, è possibile ottimizzare i ricavi adottando strategie di prezzo flessibili, supportate da un calendario intuitivo che consente di aggiornare rapidamente i prezzi per ogni singolo giorno e tipologia di camera.

Il software offre numerosi strumenti di analisi che forniscono informazioni cruciali per ottimizzare le strategie tariffarie, supportando tutti i processi legati al revenue management.

La reportistica integrata consente di effettuare analisi previsionali dettagliate e confronti con dati storici, considerando variabili come nazionalità, booking window, canale di vendita, segmento di mercato e altri fattori. Inoltre, la possibilità di suddividere la produzione per singole quote associate a ciascuna tariffa permette di determinare il valore economico di ogni camera, al netto dei servizi, su una base temporale precisa.

La gestione di servizi accessori come parcheggi, garage, spiagge, campi da tennis, biciclette, pulmini e altre risorse disponibili in hotel è estremamente semplice grazie ai quadri grafici e ai planning che mostrano tutte le risorse, organizzate per tipologia o individualmente. È possibile collegare la prenotazione di un servizio o il noleggio di un accessorio alla camera del cliente, con la possibilità di addebitarne automaticamente il costo sul conto del soggiorno.

Welcome è accessibile su smartphone e tablet tramite l’App Welcome Mobile. Gli utenti, in base al proprio ruolo e ai permessi configurati, potranno accedere a diverse funzionalità del sistema.

Gli addetti alla reception avranno accesso a tutte le funzioni di front office, mentre la governante potrà aggiornare lo stato delle camere, comunicare in tempo reale con il resto dello staff, segnalare guasti per i manutentori e addebitare extra dal minibar. Il manutentore potrà notificare la risoluzione dei guasti, e i camerieri potranno addebitare direttamente gli extra sul conto della camera.